1. Datos del Responsable del Tratamiento.

Los Responsables del Tratamiento de los Datos Personales serán:

– La CÁMARA REGIONAL DE LA CONSTRUCCIÓN DE CALDAS, CAMACOL CALDAS, identificada con el NIT  890.803.025-1 domiciliada en Manizales, con dirección física en la Carrera 28D # 69 – 78 en la ciudad de Manizales-Colombia, dirección electrónica julieth.morales@camacolcaldas.com  y teléfono fijo (606) 8870081, línea celular y whatsapp 3003404875

CAMACOL CALDAS maneja bases de Datos, en las cuales almacena información relacionada con: afiliados, usuarios, clientes, proveedores y contratistas, empleados y aliados.

Cada una de las Bases de Datos previamente mencionadas, tendrá unas finalidades específicas para el Tratamiento de los datos personales, contendrán diversos tipos de datos y se ubicarán física o electrónicamente dependiendo el caso, de acuerdo con las políticas de seguridad y control que maneja la entidad para la recolección, almacenamiento y protección de los Datos Personales de los Titulares.

Los Datos Personales tratados por la entidad deberán someterse estricta y únicamente a las finalidades de cada una de las Bases de Datos. Así mismo, La entidad almacenará datos personales de los Titulares, para que sean tratados directa o indirectamente con fines contractuales, comerciales, financieros, corporativos, estadísticos, laborales y administrativos de la entidad. Como consecuencia de lo anterior, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento en el marco de dichas finalidades.

La entidad almacenará datos personales de los titulares, para que sean tratados directa o indirectamente con las siguientes finalidades:

  1. Remitir comunicaciones de mercadeo, publicidad o información general de la entidad, de ofertas de productos y/o servicios, de eventos y actividades comerciales que vayan a ser realizadas por la entidad y sobre temas de interés general, por cualquier medio de comunicación que exista en el momento.
  2. Para contactar al usuario, afiliado o cliente a efectos de ofrecer nuevos productos o servicios de la entidad, o de un tercero aliado;
  3. Generar estadísticas y estudios especializados con el fin de identificar, analizar y presentar resultados y comportamientos de grupos de interés, productos o servicios del sector basados en el análisis de datos;
  4. Cumplir con el proceso interno de manejo de información para la emisión, cobro, pago y remisión de las respectivas facturas que se expidan en virtud del desarrollo del objeto social y la actividad comercial de la entidad;
  5. Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la entidad en materia tributaria, corporativa, contable y de facturación;
  6. Cumplir con los procesos al interior de la entidad, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas;
  7. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos, contables y de facturación de la entidad;
  8. Transmisión o transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos, convenios o transacciones de índole comercial o colaborativo, con este objeto, para fines estadísticos, comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes;
  9. Las demás finalidades en materia tributaria, corporativa, contable y de facturación de la entidad, que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de la entidad, siempre y cuando sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
  10. Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la entidad en materia laboral;
  11. Ejecutar las obligaciones adquiridas contractualmente con los clientes, aliados, usuarios, proveedores y demás grupos de interés de la entidad;
  12. Prestar servicios de formación y capacitación de cualquier naturaleza, de forma directa o a través de alianzas con entidades educativas o terceros capacitados;
  13. Contactar al cliente, usuario o afiliado a efecto de realizar encuestas de satisfacción del servicio;
  14. Ejecutar programas de fidelización;
  15. Realizar grabaciones y monitoreos con fines de seguridad, las cuales serán conservadas en servidores de la entidad en sitio o en la nube por un tiempo máximo de un (1) año.
  16. Efectuar estudios y/o investigaciones relacionadas con el objeto de la entidad. En este caso, los resultados publicados no podrán exhibir datos sensibles o de menores de edad.
  17. Utilizar imágenes y videos de las actividades realizadas por la entidad en cumplimiento de su objeto social o de la ejecución de sus obligaciones contractuales y legales, para la elaboración de informes de ejecución, piezas comerciales que no vulneren el derecho a la imagen y entrega de testimonios o experiencias de clientes, afiliados y usuarios.

Teniendo en cuenta las naturalezas de las Bases de Datos, la mismaincluirá, según corresponda:

  1. Datos no sensibles, tales como: Datos generales y específicos de identificación y/o ubicación, aquellos relacionados con la actividad económica, laboral comercial o personal, datos financieros, crediticos y/o derechos de carácter económico, y datos de información tributaria, tanto de clientes como proveedores.
  2. Datos Sensibles, tales como: los datos relativos a la salud del titular (V.gr. Exámenes, pruebas, estudios, diagnósticos, tratamientos médico-ocupacionales, psicológicos o psiquiátricos, generales o especializados) únicamente de los empleados y siempre que sea necesario su tratamiento para el cumplimiento de obligaciones laborales del empleador, datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios, datos biométricos y/o morfológicos que voluntariamente suministren los Titulares, o los que puedan ser capturados en archivos de video o archivos electrónicos por razones de seguridad privada y control de la entidad.

La información contenida en la Base de Datos de la entidad, se recolectará, conservará, ordenará y almacenará de la siguiente manera:

  1. En archivos electrónicos propios, ubicados en el servidores propios o contratados exclusivamente para tal fin;
  2. En archivos físicos propios, ubicados en las instalaciones de las sedes de cada una de las entidades en la ciudad de Manizales (CAMACOL CALDAS).

Las bases de datos estarán clasificadas y debidamente nombradas, según su forma de recolección, almacenamiento y uso que la entidad decida dar, conforme la autorización recibida por parte del titular.

En virtud de las finalidades previamente establecidas, CAMACOL CALDAS se compromete a proteger la privacidad de la información de los Titulares de los Datos Personales que proporcionen información personal a través de cualquier medio incluyendo, pero sin limitarse a, información suministrada en formularios de formularios de asistencia a reuniones o eventos, inscripción a eventos o hacer parte de productos, interesados en asesoría comercial, oportunidades laborales que extiende el gremio a nombre propio o de sus grupos de interés, correos electrónicos, tarjetas de presentación, hojas de vida, contratos o acuerdos de cualquier naturaleza.

El objetivo de CAMACOL CALDAS es el de utilizar únicamente la información necesaria para la satisfacción de intereses legítimos. Igualmente, la entidad podrá hacer uso de los datos personales suministrados por los Titulares, en relación con las finalidades y los trámites referidos en el acápite anterior, incluyendo la transferencia internacional de datos, desde y para Colombia, dando cumplimiento a las normas y acuerdo generales de tratamiento de datos personales.    

Así mismo, la dirección de correo electrónico y la información que se incluya en mensajes o correos electrónicos serán utilizadas para responder al titular o para las finalidades específicamente definidas en el presente manual. La entidad podrá compartir la información personal suministrada por el Titular para el cumplimiento finalidades aquí previstas. Con este fin, los Datos y la información personal puede ser transferida fuera del país o domicilio del Titular a otro u otros países, aun cuando no tengan una legislación similar de protección de datos.

La entidad también puede compartir los Datos y la información personal de los Titulares con otras entidades contratadas para proveer servicios. Estas empresas –nuestros proveedores– están obligados contractualmente a utilizar los datos y la información personal que les compartimos única y exclusivamente con los fines establecidos en el correspondiente contrato.

Los datos personales de los Titulares no serán utilizados con finalidades diferentes a las que esta POLÍTICA establece para el Tratamiento de Datos Personales. En ningún caso serán transferidas a personas dedicadas a la comercialización o explotación de bases de datos.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10º de la Ley 1581 de 2013;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, de acuerdo con el artículo 21º del Decreto 1377 del 2013;
  7. Conocer las modificaciones a los términos de esta política de Tratamiento de Datos Personales de manera previa y eficiente a la implementación de las mismas;
  8. Tener fácil acceso al texto de este Manual de Tratamiento de Datos Personales y sus modificaciones; 
  9. Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de la entidad para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares;
  10. Conocer a la dependencia o persona facultada por la entidad frente a quien podrá presentar peticiones, quejas, reclamos, consultas y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

En cada una de las entidades hay una persona encargada de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo, relacionadas con los Datos Personales. Dicho funcionario o sus delegados conforme a lo establecido en esta política, tramitarán las peticiones, quejas, reclamos, consultas y cualquier otra solicitud en materia de Datos Personales, de conformidad con la Ley y esta política de Tratamiento de Datos Personales.

Algunas de las funciones particulares este funcionario en relación con la protección y tratamiento de los datos personales, y de sus delegados en relación con Datos Personales son:

  1. Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o esta Política de Tratamiento de Datos Personales, como por ejemplo:
  1. Solicitudes de actualización de Datos Personales;
  2. Solicitudes de conocer los Datos Personales;
  3. Solicitudes de supresión de Datos Personales;
  4. Solicitudes de información sobre el uso dado los Datos Personales;
  5. Solicitudes de actualización de los Datos Personales;
  6. Solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.

Los datos de contacto del funcionario para el ejercicio de sus funciones en relación con el Tratamiento de Datos Personales son:

CAMACOL CALDAS

El siguiente procedimiento se establece con el fin de que los Titulares de los Datos Personales puedan ejercer sus derechos, de la siguiente manera:

La entidad dispone de los mecanismos necesarios para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la entidad; las cuales serán tramitadas bajo las siguientes reglas:

  1. La consulta se formulará por escrito físico dirigido al funcionario en el domicilio de la respectiva entidad o al correo electrónico  julieth.morales@camacolcaldas.com;
  2. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la entidad recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de la entidad y se la hará conocer al solicitante;
  3. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y se responderá por el mismo medio que fue solicitada;
  4. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La entidad dispone de los mecanismos necesarios para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, o cualquier otra norma que las modifique, complemente o aclare; formulen un reclamo ante el funcionario pertinente de la entidad en cumplimiento del Derecho de HABEAS DATA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará por escrito físico dirigido al funcionario en el domicilio de la respectiva entidad o al correo electrónico  julieth.morales@camacolcaldas.com;
  1. El reclamo deberá contener el nombre y el número del documento identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes), la dirección y los datos de contacto e identificación del reclamante. Así mismo, el reclamo deberá acompañarse con los documentos que el reclamante quiera hacer valer;
  2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo;
  3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al funcionario competente para hacerlo, en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado;
  4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido;
  5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo;
  6. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término;
  7. CAMACOL CALDAS enviará las comunicaciones al titular de la información por el mismo medio por el que recibió la reclamación.

La entidad dispone de los mecanismos necesarios para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados, formulen peticiones, con el fin de actualizar, modificar, revocar la autorización y/o suprimir los Datos, las cuales serán tramitadas bajo las siguientes reglas:

  1. La petición se formulará por escrito físico dirigido al domicilio de la entidad o al correo electrónico julieth.morales@camacolcaldas.com;
  2. Si la petición es enviada al domicilio de la entidad y en caso de que quien reciba la petición no sea competente para resolverlo, dará traslado al funcionario encargado de resolverlo.
  3. Si la petición está incluida en un reclamo o consulta, la petición será atendida en los términos establecidos para cada uno;
  4. Si únicamente se radica la petición, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y se responderá por el mismo medio que fue solicitada;
  5. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del día diecisiete (17) de diciembre del año dos mil veintinuno (2021), y podrá ser modificada, corregida o ampliada cuando la entidad así lo considere necesario. En el evento de que surjan cambios sustanciales que afecten las políticas de tratamiento incorporadas a la presente Política, el Responsable del Tratamiento comunicará oportunamente a los Titulares de los Datos personales dichos cambios. La comunicación se efectuará a través de las cuentas de correo electrónico de los Titulares o mediante publicación en el sitio web del Responsable.

De la misma manera, los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las diferentes Bases de Datos Personales de la entidad, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y para las cuales fueron recolectados.